YKSITYISYYS JA TIETOSUOJA
Sipoo Secret Island noudattaa henkilötietojen turvallista käsittelyä ja ymmärrämme yksityisyyden suojan tärkeyden. Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tässä rekisteriselosteessa kerromme henkilötietojen käsittelyn periaatteet Sipoo Secret Islandilla.
Rekisterinpitäjä
Secret Surf Oy
Y-tunnus 2715877-2
Jääkärinkatu 13 A 28, 00150 Helsinki
+358 40 7000684, info@villasecretspot.com
Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä
Keräämme tietoja ensisijaisesti suoraan palvelujemme käyttäjältä www-sivujen lomakkeilla
lähetetyistä yhteydenotto- ja varauspyynnöistä sekä henkilökohtaisen asioinnin yhteydessä
(puhelin- ja sähköpostikeskustelut).
Kerättäviä tietoja ovat asiakkaan nimi- ja osoitetiedot, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä
tarvittaessa majoittujien osalta nimi, sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus, syntymäpaikka ja
passitiedot.
Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, asiakassuhteeseen tai muuhun säädösten
velvoittamaan käsittelyyn. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen
käsittelyyn, mutta tällöin emme voi taata asiakkaan varaaman palvelun toimittamista.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös ilman asiakkaan suostumusta sen ollessa välttämätöntä
asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien velvoitteiden
täyttämiseksi.
Asiakas antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn käyttäessään sipoosecretisland.com-sivustoa sekä asioidessaan Sipoo Secret Islandin asiakaspalvelijan tai muun edustajan kanssa.
Majoituksen varaajan on ilmoitettava myös matkaseurueeseen kuuluvien henkilöiden
henkilötietoja. Edellytämme, että tietojen ilmoittajalla on kaikkien majoittujien suostumus myös
muiden majoittujien henkilötietojen ilmoittamiseen. Jos joku toinen on tehnyt sinua koskevan
varauksen, keräämme sinua koskevat henkilötiedot varauksen tekijältä. Sama koskee tilannetta, jossa joku toinen on ollut yhteydessä meihin sinun puolestasi.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme henkilötietosi, jotta voimme toteuttaa tilaamasi majoitus/tapahtuma palvelun solmitun sopimuksen mukaisesti. Majoitus/tapahtumavarauksen toteuttaminen ja hallinnointi edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Tietoja käytetään saatavuuskyselyihin, varauspyyntöihin, varauksien tekemiseen, varausvahvistukseen sekä saapumisohjeiden valmisteluun ja toimittamiseen. Majoitusvarauksen hallinnointi edellyttää myös tietojen käyttämistä kirjanpitoon, laskutukseen jne.
Yhteystietoja sekä käytyä viestihistoriaa käytetään asiakkaan kanssa kommunikointiin, asiakassuhteen ylläpitoon ja toiminnan sekä tuotteiden kehittämiseen. Emme osta tietoja ulkopuolisilta yrityksiltä tai luovuta tai myy tietojasi eteenpäin ulkopuolisille tahoille. Sipoo Secret Island ei käytä tietoja automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietojen tallentaminen, säilytys ja suojaaminen
Henkilötietoja tallennetaan varausjärjestelmämme asiakastietokantaan. Vain Secret Surf Oy:n henkilökunnalla on pääsy järjestelmään. Henkilötietojen käsittelyssä käytetyt tietojärjestelmät on suojattu asianmukaisesti, ja tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Internet-palvelimella säilytettävien henkilötietojen laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaan kuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tietojen luovutukset
Sipoo Secret Island toimii majoitus/tapahtuma palvelun tarjoana. Tietoja luovutetaan myös muille sopimuskumppaneille, joka käsittää esimerkiksi tilitoimiston ja maksulaitoksen, jotka kaikki käsittelevät henkilötietoja sopimuksen edellyttämällä tavalla. Emme luovuta tietoja markkinointitarkoituksiin.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme asiakasrekisterissämme henkilötietoja niin kauan kuin käsittelyperusteen kannalta on tarpeen. Henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä kunnes rekisteröidyn ja Sipoo Secret Islandin välisen asiakassuhteen voidaan katsoa päättyneen.
Säilytämme henkilötietoja tavallisesti asiakasrekisterissämme kaksi vuotta viimeisimmän
matkavarauksen tai palvelukontaktin jälkeen.
Jos olet rekisteröitynyt uutiskirjetilaajaksi, käsittelemme tarvittavia tietoja niin kauan kunnes peruutat uutiskirjetilauksen. Voit milloin tahansa peruuttaa uutiskirjetilauksen joko uutiskirjeen peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä Sipoo Secret Islandin asiakaspalveluun.
Osaa tiedoista voidaan joutua lainsäädännöstä johtuvista syistä säilyttämään ilmoitettua pidemmän ajan.
Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on oikeus vastustaa omien henkilötietojensa asiakassuhteeseen perustuvaa käsittelyä. Asiakkaalla on myös oikeus henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumuksen
peruuttamiseen, jolloin lopetamme asiakkaan suostumukseen perustuvan henkilötietojen
käsittelyn. Suostumuksen peruuttamiseksi ja henkilötietojen käsittelyn vastustamiseksi asiakkaan tulee olla kirjallisesti yhteydessä Sipoo Secret Islandiin yllä mainittuun osoitteeseen.
Vaikka asiakassuhteen tai suostumuksen perusteella tapahtuva tietojen käsittely keskeytetään, voidaan tietoja säilyttää kuitenkin muihin tarkoituksiin, esimerkiksi lain vaatimusten perusteella
säilytettäväksi.
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa Sipoo Secret Islandin tallentamia henkilötietojaan ja oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi. Asiakas voi pyytää rekisteriotteen itseään koskevista tiedoista lähettämällä allekirjoitetun kirjallisen pyynnön postitse Sipoo Secret Islandille.
Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa henkilörekisteripyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Evästeet
Evästeet (eng. cookie) ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkoselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Verkkosivut asettavat evästeitä esimerkiksi säilyttääkseen käyttäjän tietoja tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle ja käyttökokemusta parantaakseen.
sipoosecretisland.com -sivusto käyttää evästeitä antaaksemme sinulle parhaan mahdollisen käyttökokemuksen sivustolla. Verkkosivuillamme on yhteyksiä kolmannen tahon palveluihin, joiden evästeet ja liitännäiset latautuvat palveluntarjoajan omalta palvelimelta.